• 5

11.2. Разработка структуры разбиения работ

Разработка структуры разбиения работ представляет собой декомпозицию проекта на его составляющие. Это осуществляется путем последователь­ного итеративного рассмотрения целей и задач проекта, критериев и огра­ничений, содержания проекта, технических и потребительских требова­ний и других атрибутов проекта и его продукции. Высшие уровни дерева работ могут быть разработаны на самых ранних этапах концептуального проектирования. По мере того как появляются дополнительные данные по требованиям к проекту, может быть разработана более детальная струк­тура разбиения работ.

Для создания структуры разбиения работ необходимо придерживаться следующих принципов:

•           мысленно охватывать проект в целом (рассматривать проект как существующую на высоком уровне представления целостную систему, разбивающуюся на нижних уровнях на более мелкие составляющие);

•           постоянно иметь в виду создаваемые результаты (что требуется сделать?);

•           всегда думать о конечном результате (какой вклад осуществляет тот или иной компонент дерева работ в конечные результаты?);

•           размышлять в терминах производства или создания результатов (какие выбрать методы? какие возможны специализированные процессы? какие установить требования к качеству? какие пред­полагаются проверки и инспекции?).

При разработке дерева работ необходима формализация представления о конечном продукте проекта:

•           что он представляет из себя?

•           из каких составных частей состоит?

•           каким образом составные части работают в единой системе?

•           на удовлетворение каких потребностей направлено использова­ние продукции?

Общий процесс создания структуры разбиения работ проекта состоит

из следующих шагов:

Шаг 1. Идентификация конечной продукции проекта (что должно быть создано и сдано заказчику для достижения цели проекта?). Тща­тельное изучение документов, содержащих общее описание про-, екта (например, техническое задание, технический проект, состав работ (statement of work) и пр.), необходимо для обеспечения согла­сованности между деревом работ и требованиями к проекту.

Шаг 2. Определение основных производственных результатов проекта, которые могут быть промежуточными результатами, например проектная документация.

Шаг 3. Декомпозиция основных результатов до уровня, необходимого и достаточного для эффективного контроля за проектом. Этот уровень обычно состоит из результатов, обладающих самостоя­тельной значимостью и ценностью. Такие результаты должны иметь самостоятельные показатели качества и стоимости.

Шаг 4. Совершенствование дерева работ до тех пор, пока оно не будет удовлетворять потребностям всех участников проекта и заинте­ресованных лиц.

При разработке СРР необходимо придерживаться следующих правил:

•           каждый элемент структуры должен представлять собой отдель­ный (единичный) осязаемый и проверяемый результат;

•           каждый элемент структуры разбиения работ должен представ­лять собой объединение всех связанных элементов непосред­ственно нижестоящего уровня;

•           элемент структуры может быть связан только с одним элементом непосредственно вышестоящего уровня;

•           результаты проекта должны быть декомпозированы до уровня, который ясно показывает, каким образом эти результаты могут быть получены (запроектированы, закуплены, произведены и1 т.д.);

•           разделение элементов дерева работ по проекту от самого высше­го до самого низшего должно иметь логические основания;

•           результаты, показанные в узлах структуры разбиения работ, дол­жны быть уникальными,' отличными от других результатов того же и других уровней;

•           результаты должны быть четко сформулированы и должны ис­ключать возможность дублирования работ;

•           элементы дерева работ должны четко ограничивать по размеру результаты проекта, в то же время они не должны быть настоль­ко малы, чтобы вызывать дополнительные издержки для измене­ния системы контроля и управления проектом;

•           разработка структуры работ должна быть гибкой и динамичной для возможности изменения содержания проекта;

•           каждый элемент СРР, представляющий работу, выполняемую внешним подрядчиком, должен точно соответствовать такому же элементу в дереве работ по проекту этого подрядчика;

•           все результаты проекта должны явно присутствовать в структуре разбиения работ;

•           структура разбиения работ должна соответствовать структуре анализируемых объектов и вопросов, содержащихся в регуляр­ной отчетной документации (протоколах совещаний, ежемесяч­ных отчетах и т.д.);

•           структура разбиения работ должна быть совместимой с органи­зационной структурой управления и структурой счетов (регист­ров учетной системы) проекта;

•           система кодирования работ в СРР должна четко показывать ме­сто работы во всей модели.

Структура разбиения работ и система учета и контроля. Особенно вни­мательно следует отнестись к вопросу согласования дерева работ и систе­мы учета и контроля. Четкая связь между элементами СРР и соответству­ющими им стоимостями и продолжительностями критически важна для интегрированного контроля за всеми показателями проекта. Для согласо­вания структуры разбиения работ и системы показателей необходимо иметь в виду следующее:

•           все работы в СРР должны подвергаться оценке и анализу, прове­ряться с точки зрения ресурсного обеспечения, должны быть запланированными, бюджетированными и проконтролированны­ми. Каждый из элементов структуры работ должен присутство-

вать в календарных и сетевых планах, бюджетах, структуре стои­мости, системе ответственности, системе ресурсного обеспече­ния и т.д.;

•           в случаях, когда существует достаточно очевидная связь (в силу производственно-технологических причин) между измеряемыми параметрами проекта и элементами СРР, то допускается устанав­ливать связь между деревом работ и системой показателей на высших уровнях;

•           отдельные элементы структуры разбиения работ при объедине­нии должны позволять оценивать показатели работ вышестоя­щего уровня.

При разработке структуры разбиения работ следует быть готовым к раз­решению следующих проблем:

•           установление баланса между детальностью представления работ в СРР и требованиями к системе сбора данных. (Дерево работ — не самоцель, а средство, которое помогает руководителю проек­та представить сложные проблемы в виде простых, управляемых элементов. Излишняя детальность структуры работ может предъя­вить нереальные требования к заполнению ее первичными дан­ными.);

•           разработка структуры разбиения работ, которая определяет ло­гические отношения между всеми компонентами проекта. (Логи­ческие связи между работами могут быть прояснены с помощью сетевых моделей.);

•           обязательность разработки и использования дерева работ. (Раз­работка сетевой модели без предварительной разработки СРР может привести к непредвиденным сложностям.);

•           разработка структуры разбиения работ, которая не имеет наце­ленности на создаваемые результаты;

•           возникновение перекрестной ответственности за выполнение работ.

Структура разбиения работ определяет не только систему учета, но и уров­ни и детализацию планирования, организации, выполнения и контроля работ. Особенно очевидно эта связь прослеживается при сопоставлении структуры разбиения работ и системы календарного планирования.

Структура разбиения работ и управление рисками. Разработка структу­ры разбиения работ существенно помогает в идентификации и смягчении

рисков. В случае высоких рисков руководитель проекта должен, рассмат­ривая каждую отдельную работу, каждый элемент СРР, проанализировать совокупность факторов риска, влияющих на этот элемент. Кроме того, таким же образом декомпозиция работ по проекту позволяет запланиро­вать мероприятия, направленные на снижение рисков каждой работы.

Рассмотрение каждой работы в ходе структурного анализа рисков предпо­лагает выявление критических зон (требования к анализу и разработке проекта, проектированию и инжинирингу, технологии, логистике и т.д.) и факторов, которые помогают описать потенциальные риски. Использо­вание информации из различных источников, таких как предварительные планы, оценки рисков, интервью с экспертами, позволяет более внима­тельно рассмотреть выявленные рисковые события и определить их веро­ятность, характер последствий и взаимозависимость.

Риски, связанные с выполнением определенной работы, влияют на деталь­ность ее представления в рамках СРР. Дополнительная детализация в та­ких случаях рассматривается как составная часть риск-менеджмента. До­полнительные детали позволяют более четко формулировать предположе­ния и обосновывать оценки.

Идентификация рисков может быть включена непосредственно в структу­ру разбиения работ путем создания вероятностных элементов дерева ра­бот, которые являются корректирующими или предупреждающими анти­рисковыми мероприятиями.

При анализе проектных рисков помогут ответы на следующие вопросы:

•           насколько полно и ясно определены результаты работы;

•           предполагается ли оценка качества работы в ходе ее выполнения (в виде тестирования, аудита или инспекции);

•           какова возможность изменения работы;

•           насколько быстро изменяется технология по сравнению с про­должительностью проекта;      *

•           насколько требуются дополнительные проверки наличия и каче­ства рабочей силы, основных фондов, доступности внешних ре­сурсов и потенциальных поставщиков;

•           требуется ли тщательный контроль за деятельностью поставщи­ков и подрядчиков;

•           насколько высшее руководство поддерживает проект и будет обеспечивать такую поддержку в будущем;

•           определены ли и согласованы все требования к продукции про­екта;

•           определены ли и утверждены формальные процедуры контроля за проектом;

•           определены ли и утверждены состав показателей хода выполне­ния проекта и процедуры их получения;

•           определены ли требования к ресурсам, необходимым для выпол­нения работы;

•           определены ли риски, связанные с влиянием лиц, заинтересован­ных в проекте, общественности, менеджмента, внутрикомандным взаимопониманием и возможным противодействием проекту;

•           определена ли и утверждена система коммуникаций между уча­стниками проекта;

•           определены ли альтернативные поставщики продукции, инфор­мации или знаний?         \

Структура разбиения работ и управление ресурсами. Идентификация работ создает основу для идентификации качественных и количественных требований к ресурсам, необходимых для выполнения этих работ.

При определении требований в рамках разработки структуры разбиения работ необходимо отвечать на следующие вопросы:

•           соответствует ли детализация работ возможности определять и выполнять обязательства по предоставлению ресурсов;

•           существует ли возможность установления персональной ответ­ственности в рамках системы отчетности, соответствующей структуре разбиения работ;

•           можно ли добиться установления ответственности за работы пу­тем последовательного расширения структуры разбиения работ;

•           каким образом контролируется выполнение работ;

•           можно ли установить прямую связь между системой ответствен­ности за работы и формальной системой планирования;

•           каким образом разрабатываются и утверждаются бюджеты;

•           можно ли установить четкую связь между бюджетом и системой ответственности;

•           соответствует ли уровень детализации требованиям эффектив­ного планирования и контроля;

•           прослеживается ли логика группировки работ в структуре работ по проекту;

•           вовлечено ли в осуществление проекта более одной организации;

•           каким образом определяется состояние хода выполнения работ?

Требования к продукции проекта, структура разбиения работ, описание содержания проекта, ресурсный план, генеральный и оперативные ка­лендарные планы — все это различные модели одного и того же проекта. И исходя из этого все эти модели должны быть взаимосвязаны между собой таким образом, чтобы позволять эффективно управлять основны­ми показателями проекта — качеством и количеством создаваемой про­дукции, стоимостью и продолжительностью работ. Осуществлять разра­ботку структуры разбиения работ необходимо в контексте других моде­лей проекта.

Уровни декомпозиции структуры разбиения работ. При разработке струк­туры разбиения работ важно определить количество уровней детализа­ции. Дерево работ не обязательно должно быть симметричным. Ветви де­рева могут иметь различное количество уровней детализации.

Ниже представлен перечень вопросов, которые позволяют определить необходимость дальнейшей детализации структуры разбиения работ. Чем больше положительных ответов будет дано на эти вопросы, тем бблыне оснований для создания еще одного уровня декомпозиции.

Вопросы, помогающие определить количество уровней декомпозиции в структуре разбиения работ:

•           необходимо ли повышать точность оценок стоимости и продол­жительности элементов структуры работ;

•           существует ли более одного ответственного за один элемент СРР;

•           содержит ли в себе один элемент структуры работ различные виды или типы процессов (операций) или более одного самосто­ятельного результата;

•           есть ли необходимость в более точной оценке продолжительно­сти операций, составляющих элемент дерева работ;

•           есть ли необходимость в отдельном определении стоимости ра- ббчих операций или результатов, являющихся составными час­тями элемента дерева работ;

•           существуют ли зависимости между результатами одного элемен­та СРР с другим элементом;

•           обнаружены ли существенными временные разрывы в выполне­нии отдельных операций, составляющих элемент структуры раз­биения работ;

•           изменяются ли требования к ресурсам в течение жизненного цикла проекта в рамках одного элемента СРР;

•           различаются ли исходные условия для выполнения отдельных операций, составляющих элемент дерева работ;

•           отсутствуют ли четкие критерии выполнения элемента структу­ры работ;

•           существуют ли специальные критерии приемки-сдачи отдельной работы;

•           существуют ли риски, требующие концентрации внимания на отдельные составляющие элемента СРР;

•           может ли часть работы, рассматриваемой как самостоятельный элемент дерева работ, быть запланирована и выполнена как от­дельный элемент;

•           нет ли разногласий в понимании содержания или результатов элемента структуры работ между различными участниками про­екта;

•           существуют ли у участников проекта или заинтересованных лиц особые интересы, которые заставляют фокусировать их внима­ние на отдельной части элемента структуры разбиения работ?

Количество уровней детализации структуры разбиения работ зависит от масштабов проекта и баланса между сложностью, рисками и жела­нием руководителя проекта контролировать различные составляющие проекта.

Количество уровней детализации может изменяться в ходе выполнения проекта. Сложные и продолжительные проекты могут иметь структуры разбиения работ, которые постоянно уточняются. Это особенно харак­терно в случае применения так называемого планирования методом «на­бегающей волны» (rolling wave planning). Изменение количества уровней структуры разбиения работ в ходе осуществления проекта представлено на рис. 11.7.

Рис. 11.7. Изменение количества уровней структуры разбиения работ

 

Основания для декомпозиции. Как уже было отмечено, основанием для декомпозиции проекта могут служить:

•           структура продукции проекта (функциональная или элементная);

•           структура процессов управления проектом и выполнения работ;

•           структура функций управления проектом;

•           структура организации;

•           структура жизненного цикла проекта.

При создании структуры разбиения работ на основе элементной структу­ры продукции проекта возникает так называемая объектно-ориентирован­ная СРР (рис. 11.8). В этом случае учитываются физические и интеллекту­альные составляющие создаваемой продукции (например, части агрегатов автомобиля, части конструкции здания и пр.).

Функционально-ориентированная структура разбиения работ- учитывает различные области деятельности по управлению проектом, различные классы деятельности, например, планирование, выполнение, тестирование, подготовка, строительство и т.д. (рис. 11.9).

Часто при разработке структуры разбиения работ используют стадии жизненного цикла проекта (рис. 11.10).

Рис. 11.8. Объектно-ориентированная структура разбиения работ

 

Рис. 11.9. Функционально-ориентированная структура разбиения работ

 

Рис. 17.10. Структура разбиения работ, ориентированная на стадии жизненного цикла проекта

            пт:::;

1 Предшествующие i ' стадии 1

 

Последующие

Но в подавляющем большинстве случаев используются сразу несколько оснований для структуризации. При этом создаются смешанные струк­туры разбиения работ. Так, на рис. 11.11 и 11.12 показано, каким образом получается структура разбиения работ на основе двух принципов де­композиции — объектно-ориентированного и функционально-ориенти­рованного.

 

m X £ m

чэ

О

m *

н

О

Рис. 11.12. Смешанная структура разбиения работ

Проект сооружения фабрики

Стратегическая

Земляные работы

Устройство фундаментов

Несущие конструкции

Ограждающие конструкции

Крыша

Внутренняя отделка

Технологическая

Упраяле нческая

Рабочие станки

Транспортные устройства

Складское оборудование

Управление строительством

Материально- техническое снабжение

Управление инжинирингом

Проект сооружения фабрики

Планирование сооружения фоорики

Создание фабрики

Общая концепция

Строительное проектирование

Инжиниринг

Концепция управления

Проект сооружения фабрики

Строительная часть

Технологическая часть

Планирование и проектирование

Испытание и пуск фабрики

Создание команды проекта

Строительные работы

Монтаж оборудования

Приемка строительства

Приемка технологического оборудования

Пуасо-наладочные работы

Начало работы фабрики

Ln О Ю

Подготовка строительства

Строительные работы

Отделочные работы

Управление строительством

Испытание и пуск фабрики

Технологическое проектирование

Закупка оборудования

Монтаж

Тестирование

Управление снабжением

Управление инжинирингом

Приемка строительства

Приемка технологического оборудования

Луско-наладочные работы

Начало работы фабрики

п

ч чэ

3

•а

№ и а> s го я К a

тз № Ох о н

Оснований для декомпозиции может быть более чем два (рис. 11.13).

В таком случае целесообразно придерживаться следующих принципов:

•           на одном структурном уровне необходимо использовать только одно структурное правило (основание для декомпозиции);

" на каждом структурном уровне полнота проекта должна соблю­даться и быть проверяемой;

•           необходимо заранее определить последовательность структурных правил исходя из приоритетов представления проекта на каждом уровне;

•           не следует использовать более шести уровней детализации с раз­личными структурными правилами.

Рис. 17.73. Смешанная структура разбиения работ

 

Использование различных структурных правил при построении работ позволяет органично совместить несколько основных управляемых пара­метров работ — ответственные исполнители (в том числе и внешние кон­трагенты), структура стоимости, создаваемые результаты, сроки и т.д. (рис. 11.14). Каждый уровень такой структуры работ добавляет работе свои аналитические признаки, важные с точки зрения управления проектом в целом.

Рис. 11.14. Смешанная структура разбиения работ

Уровень проекта в целом

 

Уровень

стоимостной

структуры

Уровень

детальных

работ

 

робот ил. 1.1

работ?"!"]. 1.1

Пакет работ 3.1.1.1.1

Авторы: 1379 А Б В Г Д Е З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я

Книги: 1908 А Б В Г Д Е З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я