• 5

10.3. Информационно-технологическая модель управления проектом

Информационно-технологическая модель позволяет интегрировать все работы, процессы, базовые элементы, организационную структуру управ­ления проектом, а также разработать подробную логико-временную струк­туру и информационно-технологическую систему проекта.

Построение информационно-технологической модели начинается со сбо­ра информации о процессе. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования и заносится в специальные докумен­тальные формы (пример приведен в табл. 10.2).

Таблица 10.2

Форма анализа деятельности организационной единицы

Виды робот по

положению, должностной инструкции или другим документам

Фактически выполня­емые работы

Периодич­ность выполнения

Документ, получаемый в результате выполнения работы

Ответственный исполнитель

(в случае структурного подразделения,

состоящего из нескольких человек)

Трудоем­кость, человеко- час

Примеча­ния

1

2

3

4

5

6

7

Проектирова­ние процессов управления

V

Раз

в полугодие

Блок-схема процесса

Менеджер по

организационному

проектированию

24

Предлагается использова­ние специали­зированной программы

Внедрение

информацион­ных технологий

О

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разработка

стандартов

предприятия

на отдельные

процессы

управления

Раз в квартал

Стандарт предприятия

Менеджер по

организационному

проектированию

36

Предлагается расширить эти работы

В графу 1 таблицы выписываются виды деятельности (работы, задачи, функции и пр.) отдельного структурного подразделения или должностного лица, как это отражено в организационно-распорядительной документа­ции. В графе 2 ставится отметка об актуальности этой информации. Если подразделение или работник действительно выполняют данную работу,

то ставится «галочка», если не выполняют, то «ноль». В графе 3 проставля­ется периодичность выполнения данной деятельности — ежедневно, еже­недельно, ежеквартально или иное. Результат решения любой управлен­ческой задачи должен закрепляться документом. Название такого доку­мента заносится в графу 4, где также может быть приведена ссылка на код формы документа. В графе 5 фиксируется ответственный исполнитель данной работы. Если таблица составляется на отдельного исполнителя, то эта графа опускается, но в документе указывается, кто является испол­нителем работ. В графе 6 указывается трудоемкость данного вида деятельности в человеко-часах. В графу примечаний (графа 7) обычно за­писывают: предложения по оптимизации выполнения работы; проблемы, возникающие при решении задачи, и пр. После того как в таблицу будут внесены все работы, указанные в документации, проводится красная (или двойная) черта, после которой указываются работы, не отраженные в до­кументации, но реально выполняемые подразделением или сотрудником.

После получения первичных данных о процессе производится их анализ с целью вычленения информационных, технологических и логических свя­зей между отдельными работами (операциями). Это осуществляется с по­мощью так называемой информационной таблицы (табл. 10.3).

Таблица 10.3

Информационная таблица

Наименова­ние задач, решаемых

в ходе реализации

должностных обязанностей

Информация, необходимая для решения данной задачи*

Источник информации, необходимой для решения задачи (сотрудник, отдел, организация или АР-)

Вид связи, посредством

которой передается информация

Документ (документы), получаемый

решении задач™

Срок или

перио­дичность исполне­задачи

Потребитель результирую­щего доку-

(сотрудник,

организация или др.)

Подготовка и ведение таблиц по ста­тистическому анализу продаж

Данные о фактических продажах

Торговые подразделения

Локальная

о продажах

Два раза в месяц

Менеджер отде­ла планирования, проект-менеджер, коммерческий директор •

Счета-фактуры

Бухгалтерия

 

об остатках

Менеджер отдела

планирования,

проект-менеджер,

коммерческий

директор

Прогноз продаж

Коммерческий директор

 

 

 

 

 

 

 

Для недокументированной информации — описание информации, для документирован­ной информации — номер документа из перечня документации, допускается ссылка на ОКУД.

Для недокументированного результата решения задачи — описание результата.

Процесс сбора информации должен быть обязательно административно подкреплен приказом высшего руководства. Необходимым для успешного сбора данных условием является разъяснительная работа с сотрудниками, заполняющими информационные формы.

Формы всех документов, упомянутых в информационной таблице, долж­ны быть представлены. Для этого необходимо их собрать, сброшюровать (если это бумажные документы) и написать на них опись.

Правильно заполненные и проанализированные информационные табли­цы являются. основой для создания информационно-технологической мо­дели (рис. 10.11).

Основные правила разработки информационно-технологической модели процесса:

•           в рамках любого процесса выделяют следующие элементы: сро­ки, входящие документы, исполнителей, решаемые задачи, ре­зультирующие документы и потребителей информации. Указан­ные элементы располагаются в соответствующих горизонтальных областях модели;

•           каждой операции процесса со всеми его элементами на схеме соответствуют вертикальные полосы, называемые нормалями управления;

•           построение нормали (вертикальной линии) начинается с изобра­жения процедуры, представляющей собой логическое начало процесса. Далее фиксируются внешняя входная информация и ее источники (цифры над линиями). Затем указываются испол­нители процедуры. При наличии нескольких исполнителей один из них должен быть обязательно обозначен жирным кружком как ответственный. В заключение отображаются выходные докумен­ты и их получатели. В самой верхней строке могут быть постав­лены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность) ;

•           при построении информационно-технологической модели исполь­зуют условные обозначения, показанные на рис. 10.12.

Иногда используют упрощенную информационно-технологическую модель (рис. 10.13).

При изображении связи исполнителя с выполняемой работой допустимо указывать степень его участия в работе с помощью символов матрицы разделения административных задач управления.

х

«

?

о

а

£

л

ф

4 О

5

к о

5 ®

£ о s о

X f

о

X X о

X

Я-

о 5 а

о ■&■

X S

х 0.

 

 

*

 

 

Лг 5 И 1 1

 

If | il

 

© ©

(i)

 

 

 

ё

S 1 I i

 

\ Таблица / \ поэлементная f

/ \

© ©

<А)

Is f S| |g s s г

 

 

ё

о 1

u I § а i i.

 

\ Запрос / \ на закупочные /

/""" V

 

(b

"If 1 i

 

 

ё

i s. s 11 s

8. i a | | ?

 

\ Запрос / \ на расчет /

\ цен £            1

®

ё

1 1 1 |

 

 

ё

 

 

 

 

1 Методика расчета и базовые коэффициенты

J8J

Реклама других фирм

Д91 Результаты маркетинговых исследований

И7|

Менеджер по рекламе

И8|

Генеральный директор

И9|

Бухгалтерия

ПИ 7\

Менеджер по рекламе

ПИ8]

Генеральный директор

ПИ9|

Бухгалтерия

_MJ

Система скидок

J5J

Статистика и прогноз продаж

$51! 11! W'-

И41

Менеджер по маркетингу

_H5J Отдел розничных продаж

И61

оптовых продаж

ПИ4|

Менеджер по маркетингу

ПИ5| Отдел розничных продаж

*

Э = 8, Iе 61

11

-flU

Бизнес-план

-ffij

Каталоги производителей

J3J

Прайс-листы поставщиков

ИТ |

Проект-менеджер

II 1 1

У

fl­og

i|

они

Проект-менеджер

2«g ill Г

ПИ31

закупок

NiHewX>oy

ииЬсждофни HXHtneoioou и ииехиниоири

MiHewXnab1 h° ^ SHtnoiXdHiiuXEej

ииЬомдафни Mi/eingedioij

 

 

 

 

Рис. 10.12. Условные обозначения, используемые при построении информаци­онно-технологической модели

Символ          Описание

Операция процесса

Документ

Получатель информации или исполнитель операции в строках «Исполнители» и «Потребители инфор­мации». Документ в строке «Документы»

Ответственный исполнитель операции Источник информации

Объекты: документы, исполнители и поставщики информации, потребители информации

 

 

 

 

 

 

 

1

ш

 

Авторы: 1379 А Б В Г Д Е З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я

Книги: 1908 А Б В Г Д Е З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я